Urlaubsansprüche verfallen nur nach Hinweisen des Arbeitgebers

Gemäß § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verfällt Urlaub grundsätzlich, wenn er nicht im laufenden Kalenderjahr oder in Ausnahmefällen spätestens in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs genommen wird. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch bereits vor einiger Zeit entschieden, dass der Urlaub nur dann zu den genannten Zeitpunkten verfällt, wenn der Arbeitgeber konkret und transparent dafür gesorgt hat, dass der Arbeitnehmer seine Urlaubstage rechtzeitig nehmen kann. Daher hat der Arbeitgeber zunächst die Pflicht, seine Angestellten förmlich aufzufordern, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen. Zusätzlich muss der Arbeitgeber auch nachweisen können, dass die Mitarbeiter angemessen und rechtzeitig über den drohenden Verfall aufgeklärt hat und ihnen tatsächlich die Möglichkeit gegeben wurde diesen zu nehmen (EuGH, Urteil vom 06.11.2018, C-684/16).

Bei unwirksamen Hinweisen drohen hohe Urlaubsabgeltungsansprüche

Diese Hinweise wirksam zu formulieren, ist für Arbeitgeber vor allem deshalb wichtig, weil ansonsten die offenen Urlaubsansprüche eines Arbeitnehmers nicht verfallen und sich über Jahre ansammeln können. Wenn das Arbeitsverhältnis dann irgendwann beendet wird, ohne dass der Urlaub noch eingebracht wurde, kann der Mitarbeiter sogar finanzielle Urlaubsabgeltung für den jahrelang angesammelten Resturlaub verlangen. Denn in einer neueren Entscheidung urteilte der EuGH, dass auch Abgeltungsansprüche noch Jahre später geltend gemacht werden können und nicht verjähren, wenn der Arbeitgeber die entsprechenden Hinweise zum Verfall nicht wirksam formuliert hat oder dies nicht nachweisen kann (EuGH, Urt. v. 22.09.2022, Az. C-120/21).

Gestaltungstipps für die Hinweise zum Verfall der Urlaubstage

Erforderlich ist deshalb immer eine konkrete und individuelle Aufforderung, den Urlaub zu nehmen, da die offenen Urlaubstage ansonsten am Jahresende nicht verfallen. Um der Hinweisobliegenheit bezüglich des Urlaubs ausreichend nachzukommen, sollte der Arbeitgeber zumindest einmal jährlich (je früher, desto besser, damit eine mögliche Gewährung den betrieblichen Ablauf nicht stört) jeden Arbeitnehmer gesondert und schriftlich bezüglich folgender Punkte informieren:

  • Individuell verbleibende Urlaubstage inkl. eventueller Resturlaub aus den Vorjahren
  • Aufklärung über die geltenden Verfallsfristen und Aufforderung, die Urlaubstage bis zum 31.12. des laufenden Jahres in Anspruch zu nehmen
  • Aufklärung über Ausnahmen und eventuelle Übertragungsmöglichkeiten bis zum 31.03. des Folgejahres
  • Hinweis auf Verfall und eventuelle Verjährung der Urlaubsansprüche ohne Möglichkeit der finanziellen Abgeltung
  • Schriftliche Bestätigung des Erhalts des Arbeitnehmers, damit der Arbeitgeber dies nachweisen kann

Anwaltliche Beratung für Arbeitgeber

Für Arbeitgeber ist eine rechtssichere Formulierung und Dokumentierung der Hinweise zu den Urlaubsansprüchen aufgrund der Anforderungen durch die Rechtsprechung immer schwieriger geworden. Gerade diesbezüglich sollten sich Arbeitgeber jedoch absichern, ansonsten drohen bei langjährigen Mitarbeitern am Ende unerwartet hohe finanzielle Urlaubsabgeltungsansprüche im Falle einer Kündigung. Als Fachanwälte für Arbeitsrecht können wir Sie mit unserer Erfahrung auf diesem Gebiet bestens unterstützen. Wenn Sie diesbezüglich eine Beratung wünschen, kontaktieren Sie uns jederzeit gerne.